Polityka Prywatności
CV Analyzer

Niniejsza polityka prywatności ma charakter informacyjny, co oznacza, że nie jest ona źródłem obowiązków dla Użytkowników Systemu. Jeśli Użytkownik Systemu się z nimi nie zgadza, powinien niezwłocznie zaprzestać korzystania z systemu SmartyMeet.

Spółka SmartyMeet sp. z o.o. świadczy usługi polegające na udostępnianiu systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych na potrzeby rekrutacji kandydatów przez podmioty, które wyrażą zainteresowanie taką usługą oraz przez samych kandydatów („System SmartyMeet”). W Polityce Prywatności Spółki zawarte są informacje o tym, w jaki sposób są gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane są informacje o podmiotach, które korzystają z usługi dostępu do Systemu SmartyMeet („Usługobiorcy”), użytkowników Systemu SmartyMeet z ramienia Usługobiorcy („Użytkownicy Systemu”) oraz osób, których dane są przetwarzane przez Spółkę jako administratora lub podmiot przetwarzający, któremu powierzono ich przetwarzanie, („Kandydaci”).

Postanowienia Ogólne 

System SmartyMeet służy do optymalizacji procesu rektutacji oraz oceny predyspozycji kandydata do pracy na dane stanowisko, zatem jego zasadniczą cechą jest korzystanie z danych osobowych lub innych danych (w tym plików CV), które wprowadzają Użytkownicy Systemu lub Kandydaci. Spółka zwraca się z prośbą o dokładne zapoznanie się z Polityką Prywatności przed rozpoczęciem korzystania z Systemu SmartyMeet oraz przed udostępnianiem i wprowadzaniem danych. Jeżeli Usługobiorca, Użytkownik Systemu lub Kandydat nie wyraża zgody na zasady przetwarzania danych osobowych przez System SmartyMeet lub na gromadzenie swoich danych lub nie zamierza powierzyć w takim zakresie przetwarzania danych osobowych Kandydatów w sposób wskazany w niniejszej Polityce, proszony jest o powstrzymanie się od korzystania z Systemu SmartyMeet. Każdy Usługobiorca, Użytkownik Systemu oraz Kandydat korzystający z Systemu akceptuje zasady zawarte w niniejszej Polityce Prywatności.

Administrator danych 

1. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Systemu jest SmartyMeet sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (adres siedziby: ul. Robotnicza 42A, 53-608 Wrocław); wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000939052; NIP: 7011064881; REGON: 520764054, adres poczty elektronicznej: help@smartymeet.com - zwana dalej „Administratorem”„ lub Spółka” lub “SmartyMeet”.

2. W razie jakichkolwiek wątpliwości w zakresie przetwarzania danych osobowych lub naruszania prywatności prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod adres email: dpo@smartymeet.com

3. Administrator danych lub podmiot przetwarzający: SmartyMeet może pełnić rolę zarówno Administratora, jak i Podmiotu Przetwarzającego dane osobowe w ramach RODO.

W większości przypadków SmartyMeet przetwarza przede wszystkim dane osobowe Kandydatów w imieniu Usługobiorcy, Użytkowników Systemu. Wówczas pełnimy wyłącznie funkcję podmiotu przetwarzającego dane.

Dane osobowe

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Spółka przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania. Informujemy, że podane dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych / RODO) w następujących celach:

a) w przypadku przesłania wiadomości za pośrednictwem formularza kontaktowego w celu udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obsługa zgłoszeń kierowanych za pośrednictwem formularza to nasz prawnie uzasadniony interes);

b) przekazywania informacji o produktach lub usługach Administratora, a w tym oferty handlowej wybranymi środkami komunikacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda);

c) realizacji złożonego wniosku w zakresie umówienia się na prezentację systemu SmartyMeet na podstawie art. 6 ust.1 lit. f RODO (jest to nasz prawnie uzasadniony interes);

d) zawarcia i realizacji umowy lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

e) dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (jest to nasz prawnie uzasadniony interes);

f) przesłania linka do pobrania darmowego ebooka na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda);

g) w ramach plików cookies – w celu dostosowania zawartości strony internetowej do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze strony internetowej na podstawie art. 6 ust.1 lit. a RODO (zgoda) lub w odpowiednim przypadku na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (naszym prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie funkcjonowania strony internetowej);

h) w odpowiednim przypadku w celu przeprowadzenia rekrutacji (obecnych lub przyszłych) na podstawie art. 221 § 1 Kodeksu Pracy (w zakresie danych wskazanych tym przepisem) oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda);

i) Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i ochrony danych jego użytkowników – podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez administratora danych lub przez stronę trzecią).

Informujemy, że dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji w.w. celów przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – dane będą przetwarzane do czasu jej cofnięcia. W zakresie w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych – dane będą przetwarzane do czasu jego realizacji lub do wniesienia sprzeciwu. Dane pozyskane w wyniku użycia formularza kontaktowego mogą być przetwarzane przez okres 3 lat lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora przysługuje:

a. prawo dostępu do swoich danych osobowych: podmiot danych ma prawo uzyskać informację czy jego dane osobowe są przetwarzane, a jeśli tak to przysługuje mu uprawnienie uzyskania następujących informacji: cel przetwarzania; kategorie przetwarzanych danych osobowych; informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym jego dane zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich; planowany okres przechowywania danych osobowych bądź kryteria określenia tego okresu; prawach przyznanych na mocy rozporządzenia RODO w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w tym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego; o źródle danych osobowych; o zautomatyzowanym podejmowania decyzji w tym profilowaniu; o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazywaniem danych osobowych do państw trzecich. Ponadto przysługuje prawo uzyskania kopii danych osobowych, które Spółka przetwarza.

b. prawo do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu, oraz prawo do przenoszenia danych w przypadkach określonych w przepisach RODO; Złożone żądanie usunięcia danych osobowych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym w szczególności w zakresie: imienia i nazwiska, adresu e -mail oraz adresu do korespondencji.

c. prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (dotyczy w szczególności przetwarzania danych w celach marketingowych).

d. prawo wniesienia w każdym momencie sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której te dane dotyczą, a także prawo wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych w celach marketingu bezpośredniego.

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z Administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

Rodzaje zbieranych danych

W trakcie działalności Spółka przetwarza dane Usługobiorców i osób kontaktowych Usługobiorców, Użytkowników Systemu SmartyMeet oraz Kandydatów.

Dane Usługobiorców oraz Użytkowników Systemu

Na potrzeby realizacji usług związanych z korzystaniem z Systemu SmartyMeet Spółka przetwarza niezbędne dane Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz innych osób kontaktowych wskazanych przez Usługobiorcę umożliwiające kontaktowanie się przez Spółkę (imię, nazwisko, stanowisko, adres email, telefon) oraz dokumentowanie współpracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Spółka jest administratorem danych Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz osób kontaktowych, w zakresie o jakim mowa w zdaniu poprzednim. Dane Usługobiorców, Użytkowników Systemu lub innych osób kontaktowych z ramienia Usługobiorcy wprowadzane są przez nich samych w procesie zakładania i późniejszego użytkowania konta. Dane te przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) i lit. f) (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią) rozporządzenia RODO. Ilekroć Spółka przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, analizuje i równoważy potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. Spółka nie przetwarza danych osobowych w oparciu o uzasadniony interes w przypadku, gdy dojdzie do wniosku że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałby nad jej interesami (wówczas może przetwarzać dane osobowe jeśli np. posiada odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa).

Dane innych osób pozostających w organizacji Usługobiorcy

System SmartyMeet umożliwia wprowadzanie przez Użytkowników Systemu danych osobowych (imię, nazwisko, stanowisko, adres email, telefon i inne, wskazane przez Usługobiorcę) osób zaangażowanych w procesy rekrutacyjne, nie będących osobami kontaktującymi się ze Spółką. Administratorem danych pracowników Usługobiorcy wprowadzonych przez niego na potrzeby korzystania z Systemu SmartyMeet pozostaje Usługobiorca, który posiada zawartą ze Spółką ważną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dane Kandydatów

Dane Kandydatów są przetwarzane przez Spółkę w następujący sposób:

System SmartyMeet służy w szczególności do gromadzenia i przetwarzania danych Kandydatów przez Usługobiorców na potrzeby prowadzenia przez nich procesów rekrutacji. Dane Kandydatów wprowadzane są przez Użytkowników Systemu, pobierane przez nich np. z portali społecznościowych, skrzynek mailowych Użytkowników Systemu lub innych systemów. Należy pamiętać, że w takim wypadku to Usługobiorca jest wyłącznym administratorem danych osobowych Kandydatów, ich przetwarzanie przez Spółkę następuje wyłącznie w zakresie powierzonym przez Usługobiorcę, a System SmartyMeet jest jedynie aplikacją usprawniającą przechowywanie i przetwarzanie danych przez Usługobiorcę i działających w jego imieniu Użytkowników Systemu. Usługobiorcy ponoszą odpowiedzialność za to, że istnieje podstawa do przetwarzania danych osobowych.

System SmartyMeet jest systemem otwartym, który umożliwia wprowadzanie dowolnych danych osobowych przez Usługobiorców, będących administratorami wprowadzanych danych osobowych. Spółka wymaga od Usługobiorców przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wykorzystanie danych z Systemu SmartyMeet wprowadzanych przez Usługobiorców

Spółka gwarantuje, że znajdujące się w Systemie SmartyMeet dane Usługobiorcy, Użytkowników Systemu oraz dane Kandydatów wprowadzone przez Użytkowników Systemu pozostają wyłączną własnością danego Usługobiorcy, oraz nie będą wykorzystywane przez Spółkę w żadnym celu za wyjątkami wskazanymi poniżej: - potrzeby dokumentowania współpracy Spółki z Usługobiorcą zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego oraz kontaktowania się przez Spółkę z Usługobiorcą i Użytkownikami Systemu lub innymi wskazanymi przez Usługobiorcę osobami kontaktowymi w celu realizacji usług korzystania z Systemu SmartyMeet przez Spółkę lub proponowania rozszerzenia zakresu tych usług.

Cookies

Pliki Cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie osoby odwiedzającej strony Usługodawcy (np. na dysku twardym komputera, laptopa, czy też na karcie pamięci smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzysta odwiedzający). SmartyMeet może przetwarzać dane zawarte w plikach Cookies podczas korzystania przez odwiedzających ze stron Usługodawcy w następujących celach:

1. realizacja podstawowych funkcjonalności systemu, takich jak identyfikacja Usługobiorców jako zalogowanych i utrzymywania sesji logowania, przechowanie dynamicznych danych, np. ustawień;
2. dostosowania zawartości stron serwisu do indywidualnych preferencji Usługobiorcy (np. dotyczących języka strony);
3. zapamiętywanie lokalizacji IP, strefy czasowej;
4. prowadzenia anonimowych statystyk przedstawiających sposób korzystania ze stron serwisu.

Standardowo większość przeglądarek internetowych dostępnych na rynku domyślnie akceptuje zapisywanie plików Cookies. Każdy ma możliwość określenia warunków korzystania z plików Cookies za pomocą ustawień własnej przeglądarki internetowej. Oznacza to, że można np. częściowo ograniczyć (np. czasowo) lub całkowicie wyłączyć możliwość zapisywania plików Cookies – w tym ostatnim wypadku jednak może to mieć wpływ na niektóre funkcjonalności serwisów. Ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików Cookies są istotne z punktu widzenia zgody na korzystanie z plików Cookies przez strony Usługodawcy – zgodnie z przepisami taka zgoda może być również wyrażona poprzez ustawienia przeglądarki internetowej. W braku wyrażenia takiej zgody należy odpowiednio zmienić ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików Cookies. Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików Cookies oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej.

Udostępnianie danych osobowych

Dla prawidłowego funkcjonowania Systemu SmartyMeet, w tym dla realizacji zawieranych Umów konieczne jest korzystanie przez Administratora z usług podmiotów zewnętrznych. Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

Dane osobowe mogą być przekazywane przez Administratora do państwa trzeciego, przy czym Administrator zapewnia, że w takim przypadku odbywać się to będzie w stosunku do państwa zapewniającego odpowiedni stopień ochrony – zgodny z Rozporządzeniem RODO, a w przypadku innych państw, że przekazanie odbywać się będzie na podstawie standardowych klauzul ochrony danych.

Przekazanie danych przez Administratora nie następuje w każdym wypadku – Administrator przekazuje dane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji danego celu przetwarzania danych osobowych i tylko w zakresie niezbędnym do jego zrealizowania.

Nie sprzedajemy nikomu danych osobowych i udostępniamy je wyłącznie stronom trzecim, które ułatwiają świadczenie naszych usług, w tym:

1. Dane rozliczeniowe, w tym faktury, rejestr płatności i inne wymagane do prawidłowego prowadzenia księgowości będą przekazywane do Biura Rachunkowego.
2. Dane przekazywane dostawcy usług realizujących składowe usługi Systemu SmartyMeet i zaopatrujący Administratora w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne, umożliwiające Administratorowi prowadzenie działalności gospodarczej (w szczególności dostawcy poczty elektronicznej i hostingu oraz dostawcy oprogramowania do zarządzania firmą).
3. Dane będą udostępnione podmiotom współpracującym świadczącym usługi rozwoju Systemu SmartyMeet.
4. Dane osób zadłużonych w ramach procesu dochodzenia roszczeń mogą być przekazywane do zewnętrznych firm windykacyjnych, kancelarii prawnych, sądów powszechnych i instytucji arbitrażowych.
5. Ponadto informujemy, że w przypadkach opisanych w odrębnych przepisach prawa i zgodnie ze wskazanym w tych przepisach trybem dane osobowe mogą być przekazywane upoważnionym organom administracji państwowej.
6. Dane osobowe mogą być ujawniane również na potrzeby audytów, zapewnienia zgodności z przepisami i realizowania nadzoru właścicielskiego.
7. Administrator oświadcza, że w każdym przypadku udostępnienie lub przekazanie danych osobowych do przetwarzania odbywa się w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub w oparciu o obowiązek prawny.
8. Dane rozliczeniowe, w tym faktury, rejestr płatności i inne wymagane do prawidłowego prowadzenia księgowości będą przekazywane do Biura Rachunkowego.
9. Dane przekazywane dostawcy usług realizujących składowe usługi Systemu SmartyMeet i zaopatrujący Administratora w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne, umożliwiające Administratorowi prowadzenie działalności gospodarczej (w szczególności dostawcy poczty elektronicznej i hostingu oraz dostawcy oprogramowania do zarządzania firmą)
10. Dane będą udostępnione podmiotom współpracującym świadczącym usługi rozwoju Systemu SmartyMeet.
11. Dane osób zadłużonych w ramach procesu dochodzenia roszczeń mogą być przekazywane do zewnętrznych firm windykacyjnych, kancelarii prawnych, sądów powszechnych i instytucji arbitrażowych.
12. Ponadto informujemy, że w przypadkach opisanych w odrębnych przepisach prawa i zgodnie ze wskazanym w tych przepisach trybem dane osobowe mogą być przekazywane upoważnionym organom administracji państwowej.
13. Dane osobowe mogą być ujawniane również na potrzeby audytów, zapewnienia zgodności z przepisami i realizowania nadzoru właścicielskiego.
14. Administrator oświadcza, że w każdym przypadku udostępnienie lub przekazanie danych osobowych do przetwarzania odbywa się w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub w oparciu o obowiązek prawny.

Ograniczenia wiekowe

System SmartyMeet nie jest przeznaczony dla dzieci i nie gromadzimy w niej świadomie danych dotyczących dzieci.

Dobrowolność wprowadzania i przetwarzania danych

Użytkownik Systemu ma możliwość zdecydowania, jakie dane chce wprowadzić. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za ich rzetelność, treść, sposób ich gromadzenia, legalność i prawdziwość danych wprowadzonych do Systemu SmartyMeet przez Użytkowników Systemu.

Zmiany w niniejszej Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w celu uwzględnienia rozwoju produktów i usług, standardów branżowych lub nowych przepisów. Zmiany niniejszej Polityki prywatności wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na tej stronie. Aktualne brzmienie Polityki Prywatności obowiązuje od 22.03.2024